مع منصة إدارة العمل أصبح التعاون أكثر سهولة ويسراً
بقلم: فراس جاد الله، المدير الإقليمي لشركة جينيتك في الشرق الأوسط وتركيا وأفريقيا
يُعدّ التعاون الفعّال بين مُشغّلي الأمن والفرق والأقسام الأخرى أمراً في غاية الأهمية لضمان سير العمل بسلاسة في أي مؤسسة. إلا أن تزايد التعقيد في المؤسسات يساهم في زيادة صعوبة التنسيق بين الفرق المختلفة، كما أن عوامل أخرى مثل نقص الموظفين، وارتفاع معدلات دوران الموظفين، وتقادم أدوات التعاون، يُفاقم هذه التحديات.
وغالباً ما تصبح العمليات مجزأة عندما يعتمد الموظفون على أدوات متعددة غير متصلة لإعداد التقارير وتتبع المهام، ما يؤدي إلى تأخيرات وانقطاعات في التواصل. وقد تسفر هذه الاختلالات، في مجالات حيوية كالسلامة والأمن، عن عواقب وخيمة.
وهنا يأتي دور حلول إدارة العمل، التي تساهم بسدّ هذه الفجوات من خلال إدارة الأنشطة وتتبعها وتوثيقها، وتبسيط العمليات، وتعزيز التعاون الفوري. وقد تم تصميم هذه الحلول خصيصاً لفرق الأمن، إذ أنها تُحسّن التواصل، وتعزز الإنتاجية، وتُحسّن الكفاءة التشغيلية الإجمالية من خلال أتمتة سير العمل.
وبما أن المؤسسات في الشرق الأوسط تعمل في بيئات ذات متطلبات أمنية عالية، فإن التعاون السلس يُعدّ أمراً بالغ الأهمية. ويتيح وجود منصة إدارة عمل قوية استجابة سريعة وتنسيقاً ممتازاً عبر بيئات تشغيلية معقدة. وتدفع الحاجة المتزايدة للتكامل المزيد من المؤسسات إلى مواءمة عمليات أقسام الأمن لديها مع أقسام تكنولوجيا المعلومات، حيث أشار
تقرير حديث صادر عن شركة جينيتك إلى أن 78% من المستخدمين النهائيين في منطقة الشرق الأوسط وتركيا وإفريقيا أكّدوا بأن هذه الأقسام تعمل الآن بصورة تعاونية وأكثر تنسيقاً، ما يشير إلى تحولٍ نحو نهج أمني موحد بشكل أكثر.
التغلب على القيود التي تحدّ من التعاون بشكل أكثر فاعلية
تتراكم مع مرور الوقت لدى العديد من المؤسسات قواعد بيانات وجداول بيانات وأنظمة مستقلة للتواصل وإعداد التقارير وتتبع الأنشطة. ولا تزال بعض هذه المؤسسات تعتمد على عمليات تقليدية، لا تستغرق وقتاً طويلاً فحسب، بل قد تشوبها الأخطاء أيضاً. وهذه الأساليب غير المترابطة تعيق تبادل المعلومات وتنسيقها.
وتقوم منصة إدارة العمل الرقمية بتوحيد هذه الأنظمة المُجزّأة، ما يوفر للفرق رؤيةً مُوحّدةً للأنشطة المُتاحة على كلٍّ من أجهزة الكمبيوتر المكتبية والأجهزة المحمولة. وللاستفادة الكاملة من بيانات نظام الأمان، تحتاج فرق الأمن إلى التفكير في أكثر من مجرد حلٍّ عامٍّ لإدارة العمل.
ويجب أن يتضمن الحل المثالي لإدارة العمل بالنسبة لفرق الأمن، الأنشطة الأمنية، مثل جولات الحراسة والدوريات وعمليات التفتيش الخاصة بالصيانة، كما يجب أن يتكامل بسلاسة مع أنظمة الأمن الحالية. فعلى سبيل المثال، يجب أن يتمكن مشغل الفيديو من إنشاء طلب عمل مرفقاً بصورة كاميرا، وتوجيهه إلى الفريق المناسب ببضع نقرات فقط.
ولضمان موثوقية عمليات التدقيق والتقارير، يجب بناء نظام إدارة العمل وفق تدابير قوية للأمن السيبراني، والتأكد من عدم إمكانية التلاعب بالبيانات بعد حدوثها، من خلال تطبيق مبادئ البلوك تشين.
فوائد أنظمة إدارة العمل
يمكن أن يُحدث تطبيق نظام إدارة العمل نقلة نوعية في عمليات الأمن بعدة طرق، منها:
- التواصل المُحسّن: حيث تُتاح لفرق العمل رؤية فورية لسير المهام والمسؤوليات والمهام المُعلّقة. ويُمكن مشاركة التحديثات والتنبيهات بسلاسة لطلب المساعدة أو لتوفير الوعي بالظروف.
- التعاون المُعزّز: يُساهم كل عضو في الفريق في تحقيق الأهداف المُشتركة بدلاً من المهام المُنفصلة. ويُمكن لتكاملات واجهات برمجة التطبيقات المُخصّصة الاتصال بأنظمة أخرى، مثل تطبيقات الموظفين، ما يُعزّز العمل الجماعي.
- توفير الوقت: تقوم أدوات إعداد التقارير المدمجة بأتمتة سجلات الأنشطة وعمليات تدقيق الامتثال، ما يُتيح وقتاً إضافياً للتركيز على إنجاز المهام المهمة الأخرى.
- كفاءة التشغيل: يعمل نظام إدارة العمل على تبسيط المهام الروتينية، وإدارة الحوادث، وتتبع الموارد. ويقوم النظام بإسناد المهام إلى الموظفين ذوي المهارات والأدوات والمعرفة المناسبة لأداء هذه المهام، ما يضمن الجاهزية والدقة في التنفيذ.
- أتمتة سير العمل: تُبسّط الأتمتة المهام المتكررة، مثل إعداد التذكيرات، والتقارير، وإخطار قادة الفريق عند إضافة طلبات جديدة.
- تحسين الموارد: تُمكّن بعض الميزات، مثل إصدار تذاكر العمل وإدارة الأصول، من تخصيص الموارد بكفاءة وإدارة الطلبات الداخلية والخارجية.
- الدعم عبر الهاتف المحمول: يستفيد الأفراد الميدانيون من تطبيقات الهاتف المحمول التي تعمل على تعزيز الوعي الظرفي والتواصل والوصول إلى إجراءات تشغيل قياسية أثناء التنقل.
وفي الوقت الراهن، تستثمر حكومات المنطقة، بما فيها الإمارات العربية المتحدة والمملكة العربية السعودية، بكثافة في حلول الأمن الذكية، كجزء من استراتيجياتها الوطنية للتحول الرقمي. وجدير بالذكر أن منصة إدارة العمل المركزية لا تدعم هذه الجهود فحسب، بل تساعد الشركات أيضاً على مواكبة اللوائح الأمنية المتطورة، وضمان الامتثال، وتبسيط عمليات إعداد التقارير.
نصائح للتنفيذ الناجح لمنصة إدارة العمل
تتميز كل مؤسسة بسير عمل خاص بها، لذا يُعد اختيار نظام إدارة عمل قابل للتخصيص أمراً بالغ الأهمية. ومن الضروري اختيار حل قابل للتخصيص وسهل الاستخدام لتقليل الحاجة إلى إجراء تدريبات مكثفة على استخدامه.
ويعد التكامل عاملٌ أساسيٌّ آخر في هذا السياق، حيث أن المنصة التي تتكامل بشكلٍ وثيق وقوي مع النظام الأمني الحالي في المؤسسة، تُوفّر رؤيةً متكاملةً للعمليات، وتُلغي الحاجة إلى نقل البيانات بشكل يدوي، أو إجراء العمليات المُكررة.
ويساعد نظام إدارة العمل المُصمم بشكل جيد على كسر الحواجز، وتمكين الفرق، وتعزيز الكفاءة. ولضمان نجاح نشر مثل هذا النظام، ينبغي اتباع نهجٍ رشيق ومرن، يبدأ بخطوات صغيرة، ثم يقوم بإضافة ميزات أخرى بشكل تدريجي مع اعتياد فريق العمل على المنصة.
وتدفع مبادرات مثل رؤية السعودية 2030 واستراتيجية الإمارات للمدينة الذكية، المؤسسات بشكل متزايد إلى دمج أنظمة أمن مدعومة بالذكاء الاصطناعي وأنظمة مراقبة قائمة على إنترنت الأشياء في عملياتها. وجدير بالذكر أن منصة إدارة العمل المزودة بإمكانيات الأتمتة تدعم هذه الأطر الأمنية المتقدمة.
